Tietosuojakäytäntö

1. Rekisterinpitäjä

GigFellows Oy
Y-tunnus:
Eerikinkatu 12 A 9, Helsinki
office@gigfellows.com

2. Tietosuojavastaava

Axel Häyrinen
office@gigfellows.com
Eerikinkatu 12 A 9, Helsinki

3. Rekisterin nimi

GigFellows-palvelun käyttäjärekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

GigFellows kerää ja käsittelee henkilötietoja työvoimapalveluiden (kevytyrittäjyys tai työsuhde) tarjoamiseksi asiakkailleen. Tietojen käsittely on tarpeen palveluiden toteuttamiseksi, palkanmaksun ja laskutuksen hoitamiseksi, toimeksiantoihin tai työsuhteisiin liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi sekä asiakaspalvelun ja viestinnän mahdollistamiseksi. Käsittely perustuu:

• Sopimuksen täyttämiseen: Esim. palkkiomaksuun ja palveluiden tarjoaminen.

• Lakisääteisiin velvoitteisiin: Esim. verotukseen ja kirjanpitoon liittyvät velvollisuudet.

• Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun: Esim. asiakaspalvelun kehittäminen ja palvelun käyttöanalytiikka.

• Käyttäjän suostumukseen: Esim. markkinointiviestintä tai vapaaehtoisten profiilitietojen julkaiseminen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

Pakolliset tiedot:

• Yhteystiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

• Työluvat ja verokortti (palkkioidenmaksua ja lakisääteisiä velvoitteita varten).

• Kirjautumistiedot: sähköposti, mahdolliset sosiaalisen median tunnisteet.

Vapaaehtoiset tiedot:

• Profiilitiedot: itse kirjoitettu esittely, valokuva.

• Pätevyystodistukset, hygieniapassi.

• Käyttäjien välinen viestintä (esim. chat-palvelussa).

• Arvostelut ja palautteet.

• Tapahtuma- ja käyttöhistoria palvelussa.

Arkaluonteiset tiedot: Henkilöllisyystodistus käsitellään vain, jos se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden (esim. käyttäjien tunnistaminen) täyttämiseksi.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääasiassa käyttäjiltä itseltään palveluun rekisteröitymisen yhteydessä tai käytön aikana. Tiedot voivat sisältää myös muiden käyttäjien tai ulkopuolisten tahojen (esim. aikaisemmat työnantajat) arviointeja ja kommentteja.

7. Tietojen luovutus ja siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan luovuttaa:

• Palkanmaksua ja työnantajavelvoitteita hoitaville kumppaneille.

• Verkkopalveluiden teknisille toteuttajille (esim. pilvipalvelut).

• Asiakasyrityksille, kun se on tarpeen tehtävien toteuttamiseksi.

Tietoja luovutetaan vain, kun se on tarpeen sopimuksen täyttämiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi.

Tietoja siirretään EU:n/ETA:n ulkopuolelle vain, jos:

• Siirto perustuu EU:n komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

• Vastaanottajamaa täyttää riittävän tietosuojatason EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

• Käyttäjä on antanut siirtoon suostumuksen.

Luettelo käytetyistä palveluntarjoajista toimitetaan pyynnöstä osoitteesta office@gigfellows.com.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

• Käyttö rajattu nimetyille henkilöille henkilökohtaisilla tunnuksilla.

• Tiedot säilytetään teknisesti suojatuissa järjestelmissä.

• Yhteistyökumppanit ovat velvoitettuja noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä.

• Tiedot poistetaan käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö (esim. kirjanpitolaki) edellytä säilytystä.

9. Tarkastusoikeus

Käyttäjällä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Osa tiedoista on nähtävillä palvelussa, ja laajemmat tarkastupyynnöt voi lähettää osoitteeseen office@gigfellows.com. Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

10. Tietojen korjaaminen

Käyttäjä voi päivittää tietonsa itse palvelussa tai pyytää korjausta ottamalla yhteyttä tietosuojavastaavaan.

11. Oikeus tulla unohdetuksi

Käyttäjällä on oikeus vaatia itseään koskevien tietojen poistamista, ellei lainsäädäntö (esim. kirjanpitolaki) edellytä säilytystä.

12. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Käyttäjä voi pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista seuraavissa tilanteissa:

• Tietojen paikkaansapitävyyden kiistäminen.

• Käsittely on lainvastaista ja hän haluaa rajoituksen poistamisen sijaan.

• Tietoja ei enää tarvita alkuperäiseen tarkoitukseen, mutta käyttäjä tarvitsee niitä oikeusvaateen tueksi.

• Käyttäjä on vastustanut oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja odottaa päätöstä.

13. Oikeus tietojen siirtoon

Käyttäjä voi pyytää, että hänen itse palveluun toimittamansa tiedot (esim. nimi, yhteystiedot, profiilikuvaus) toimitetaan hänelle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, kuten CSV- tai JSON-tiedostona. Käyttäjä voi myös pyytää, että nämä tiedot siirretään suoraan toiselle palveluntarjoajalle, jos se on teknisesti mahdollista. Tämä oikeus koskee tietoja, joita käsitellään suostumuksen tai sopimuksen perusteella ja jotka on käsitelty automaattisesti.

14. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään seuraavasti:

• Palkanmaksu- ja verotiedot: 10 vuotta sopimussuhteen päättymisestä kirjanpitolain mukaisesti.

• Profiili- ja käyttöhistorian tiedot: Poistetaan automaattisesti 12 kuukauden passiivisuuden jälkeen. Käyttäjää informoidaan sähköpostitse ennen poistamista, ja hän voi pyytää tietojen säilytystä.

• Muut tiedot: Säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen palvelun tarjoamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

15. Evästeet

Sivusto käyttää evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseen ja analytiikkaan. Välttämättömät evästeet mahdollistavat palvelun toiminnan, ja muut evästeet (esim. analytiikka) edellyttävät käyttäjän suostumusta, joka kerätään evästebannerilla. Käyttäjä voi hallita evästeasetuksia selaimensa kautta. Evästeiden kieltäminen voi heikentää käyttökokemusta. Evästeet eivät sisällä henkilökohtaisia tunnisteita.

16. Automatisoitu päätöksenteko

Palvelussa voidaan käyttää automaattisia algoritmeja (esim. suosituksia), mutta lopulliset päätökset tekee aina ihminen. Algoritmeja tarkistetaan säännöllisesti syrjinnän ja virheiden estämiseksi.

17. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta, jos tietosuojalainsäädäntö tai liiketoimintamme kehittäminen sitä edellyttää. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan käyttäjille palvelussa tai sähköpostitse.